Sie möchten, dass die Kollegen nochmal einen Blick über ein bestimmtes Dokument werfen? Kein Problem!

Versenden Sie einfach dieses Dokument per Knopfdruck als Aufgabe an eine oder mehrere Personen mit dem ad-hoc Workflow "Anfrage senden". Dadurch sparen Sie sich nicht nur zeitwendige Laufwege, sondern auch lästige "Zettelwirtschaften".

Zusätzlich können Sie jederzeit einsehen, welcher Ihrer Kollegen die Aufgabe bereits erledigt hat, beziehungsweise wen Sie nochmal daran erinnern sollten.

Mit Hilfe des DocuWare Workflow Managers lassen sich aber auch weitaus komplexere Workflows ganz nach Ihren Anforderungen gestalten. 

Verwalten Sie Ihren komplexen Prozesse mit Workflows. Ein Benutzer oder Benutzergruppe erhält die Aufgabe einen bestimmten Prozessschritt abzuarbeiten. Sobald einer oder mehrere der Benutzer die Aufgabe erledigt haben, bestätigen diese im Workflow und der Prozess geht zum nächsten Schritt über. Auch andere Aktionen/ Entscheidungen sind in einer Aufgabe möglich. Sie können viele verschiedene Aktionen/ Entscheidungen der Aufgabe definieren. Jede Entscheidung kann anschließend einem anderen Pfad im Workflow folgen.

Mithilfe des DocuWare Workflow-Designer* , lassen sich Workflows ganz einfach erstellen.
Zum Erstellen eines Workflows benötigen Sie keine Programmierkenntnisse. Über einen Werkzeugkasten im Designer lassen sich die einzelnen Komponenten direkt in den Arbeitsbereich ziehen und designen.

Die Dokumente durchlaufen den Workflow digital und sind jederzeit abrufbar. So werden Durchlaufzeiten minimiert und die Produktivität maximiert.
Über Vertretungsregeln können Vertretungen für Abwesende, zum Beispiel sich im Urlaub befindliche Mitarbeiter konfiguriert werden. Ein integriertes Eskalationsmanagement garantiert das Einhalten von Fälligkeiten oder erinnert Sie an noch offene Aufgaben.
Über E-Mail-Benachrichtigungen erhalten Sie in Echtzeit Informationen über neue Aufgaben, die bearbeitet werden müssen. 

Ein Workflow Controller hat die Berechtigung alle laufenden Workflows einsehen und gegebenenfalls Aufgaben zu übernehmen. Hierbei sieht dieser, welchem Benutzer die Aufgabe zugewiesen ist und in welchem Prozessschritt sich der Workflow befindet.
Übernimmt ein Controller eine Aufgabe, so wird dies natürlich dokumentiert. Darüber hinaus kann der Controller auch ganz einfach die offene Aufgabe an einen anderen Benutzer weitergeben.

Innerhalb des Workflow-Designers haben Sie zudem die Möglichkeit, Aufgaben oder Bedingungen vollautomatisiert zu prüfen und entsprechend reagieren zu lassen. So kann beispielsweise auf das Eintreffen einer Auftragsbestätigung explizit gewartet werden, bevor der Workflow in den nächsten Schritt übergeht. Alle aktiven Workflows können natürlich auch von unterwegs, am Smartphone oder Tablet bequem bearbeitet werden.
Beispielsweise können Spesenbelege direkt über das Smartphone archiviert werden und anschließend in einen Workflow laufen.