E-MAILS ARCHIVIEREN
Mit unserem DMS.One Outlook Add-In können Sie ganz bequem Ihre E-Mails aus Outlook archivieren.
Hierbei können Sie eine oder mehrere E-Mails auswählen und in einem Briefkorb oder auch direkt ins Archiv zu archivieren. Das Add-In arbeitet die gewählten E-Mails im Hintergrund parallel ab, sodass Sie ganz normal mit Ihrem Outlook weiterarbeiten können.
Sobald die E-Mail archiviert wurde, wird diese in Outlook markiert. Dabei können Sie E-Mail- Informationen für die Indexierung verwenden.
Hierbei können Sie eine oder mehrere E-Mails auswählen und in einem Briefkorb oder auch direkt ins Archiv zu archivieren. Das Add-In arbeitet die gewählten E-Mails im Hintergrund parallel ab, sodass Sie ganz normal mit Ihrem Outlook weiterarbeiten können.
Sobald die E-Mail archiviert wurde, wird diese in Outlook markiert. Dabei können Sie E-Mail- Informationen für die Indexierung verwenden.
Bei der Archivierung in DocuWare wird die E-Mail in eine PDF Datei konvertiert. Die Bilder aus der E-Mail werden direkt in das PDF eingebettet. So können Sie die E-Mail mit den Bildern lesen, auch wenn sich die E-Mail nicht mehr auf den Mailserver befindet. In anderer Software wird anstelle des Bildes dann ein rotes Viereck mit einem Kreuz angezeigt.
Neben der PDF können Sie aber optional auch die Original-MSG- Datei archivieren. Zusätzlich können Sie sich noch entscheiden an welcher Position sich die
Anlagen befinden sollen.
Für die Ablage gibt es zwei verschiedene Arten:
ABLAGE IM BRIEFKORB
Mit der Ablage im Briefkorb können Sie Ihre E-Mails direkt in einen DocuWare Briefkorb ablegen.
Dabei können Sie Informationen aus der E-Mail, wie Betreff, E-Mail-Adresse vom Sender, Empfangsdatum und vieles mehr für die Indexierung verwenden.
Neben der Vorindexierung können Sie entweder für alle Briefkörbe und auch für nur bestimmte Briefkörbe Einstellungen vornehmen:
Dabei können Sie Informationen aus der E-Mail, wie Betreff, E-Mail-Adresse vom Sender, Empfangsdatum und vieles mehr für die Indexierung verwenden.
Neben der Vorindexierung können Sie entweder für alle Briefkörbe und auch für nur bestimmte Briefkörbe Einstellungen vornehmen:
Original-E-Mail archivieren (MSG)
Legen Sie fest, ob Sie die Original E-Mail (MSG-Datei) ebenfalls archivieren möchten.
Die E-Mail wird zusätzlich in eine PDF konvertiert.
Die E-Mail wird zusätzlich in eine PDF konvertiert.
Anlagen klammern
Bestimmen Sie, ob Sie die Anlagen aus der E-Mail an das Dokument geklammert werden sollen
Position der Anlagen bestimmen
Legen Sie fest, ob die Anlagen an der Anfang oder am Ende des Dokumentes geklammert werden sollen.
ABLAGE IM ARCHIV
Mit der Ablage im Archiv haben Sie die Möglichkeit verschiedene Konfigurationen für die Benutzer zu erstellen.
Dabei können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen. Zum Beispiel:
Dabei können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen. Zum Beispiel:
Anzeigen eines Viewers bei der Ablage
Legen Sie fest, ob Sie die Original E-Mail (MSG-Datei) ebenfalls archivieren möchten.
Die E-Mail wird zusätzlich in eine PDF konvertiert.
Die E-Mail wird zusätzlich in eine PDF konvertiert.
Ablegen mit oder ohne Dialog
ie können entscheiden, ob ein Ablagedialog vor der Archivierung der angezeigt werden soll.
Dadurch können Sie noch die Indexeinträge anpassen. Dafür stehen stehen Ihnen die Auswahllisten aus DocuWare zur Verfügung.
Mit der Prüfung der Pflichtfelder wird sichergestellt, dass Sie alle relevanten eingegeben haben.
Dadurch können Sie noch die Indexeinträge anpassen. Dafür stehen stehen Ihnen die Auswahllisten aus DocuWare zur Verfügung.
Mit der Prüfung der Pflichtfelder wird sichergestellt, dass Sie alle relevanten eingegeben haben.
Barcode (Guid) generieren oder Nummernkreis verwenden
Lassen Sie für die Indexierung eine eindeutige ID generieren oder verwenden Sie den nächsten Wert aus einem Nummernkreis.
Reihenfolge aller Dateien frei bestimmen
Bestimmen Sie frei in welcher Reihenfolge die Dateien im Archiv geklammert werden sollen.
Abfrage weiterer Information von einer Datenbank
Rufen Sie weitere Informationen aus einer Datenbank, um diese ebenfalls für die Indexierung verwenden zu können.
Zum Beispiel: Holen Sie sich anhand der Kontakt-E-Mail-Adresse den Firmenname und die interne Firmennummer aus Ihrer ERP- Datenbank
Zum Beispiel: Holen Sie sich anhand der Kontakt-E-Mail-Adresse den Firmenname und die interne Firmennummer aus Ihrer ERP- Datenbank
Freies bearbeiten der Werte
Teilen und/ oder Ersetzen Sie die Werte, die Ihnen aus der E-Mail oder aus der Datenbank
Und vieles mehr...
Archivieren Sie die Original-E-Mail (MSG), Klammern Sie die Anlagen an erster Stelle, Markieren Sie die archivierte E-Mail in Outlook, ...
1 gilt nur für alle unterstützten Dateitypen
Vergleich E-Mail Archivierung zwischen DocuWare & DMS.One
| Funktion | DocuWare | DMS.One |
|---|---|---|
| Archivierte E-Mails Markieren |
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| Suchen in der Auswahlliste |
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| Prüfen der Pflichtfelder |
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| Anlagen archivieren |
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| E-Mail als PDF konvertieren |
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| E-Mail Anlagen frei sortieren |
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| E-Mail Dateien im Viewer anschauen |
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| One-Click Indexing im Ablagedialog |
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| Barcode auslesen aus einer PDF |
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| Anlagen oder E-Mail als erstes Dokument |
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| Adhoc*: Anlagen oder E-Mail als erstes Dokument |
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| Original E-Mail archivieren |
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| Adhoc*: Original E-Mail archivieren |
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| Ordner überwachen |
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|
| Filtern der Auswahlliste mehrerer Felder** |
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|
| Vorindexieren anhand aus einer anderen Datenbank |
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|
| Schnellsuche von ähnlichen Dokumenten in DocuWare |
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| Schnellablage in ein Briefkorb |
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|
| E-Mail als PDF konvertieren (ohne Ablage in DocuWare) |
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|
| Senden & Archivieren einer E-Mail |
|
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* Als Adhoc wird das Ändern der Standard-Einstellung im Ablagedialog bezeichnet
** In DocuWare haben Sie die Möglichkeit die Auswahlliste von den Feldern zu filtern. Haben Sie im Feld "Firma" eine Firma aus der Liste ausgewählt, wird Ihnen im Feld "Firmennummer" nur noch die passende Firmennummer als Auswahl zur Verfügung stehen
** In DocuWare haben Sie die Möglichkeit die Auswahlliste von den Feldern zu filtern. Haben Sie im Feld "Firma" eine Firma aus der Liste ausgewählt, wird Ihnen im Feld "Firmennummer" nur noch die passende Firmennummer als Auswahl zur Verfügung stehen
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