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Tasklisten
Sie benötigen wiederkehrend eine Übersicht, über bestimmte Dokumente mit den immer selben Suchkriterien?
Mit den “DocuWare Tasklisten” sparen Sie sich nicht nur das Suchen, sondern haben auch ein gleichzeitig einen kleinen Mini-Workflow zur Hand.
Bei dieser lassen Sie alle Dokumente anzeigen, deren
- Fälligkeit in den nächsten 3 Tagen oder die Fälligkeit in der Vergangenheit liegt
- Der Status “Zu erledigen” ist
- Der aktuell angemeldete Benutzer im Feld “Anwender” enthalten ist.
Sobald ein Benutzer sein “To-Do” erledigt hat, kann er dieses über einen Stempel auf “Erledigt” setzen.
Neben den Suchbedingungen lassen sich auch die Felder definieren, die als Ergebnis angezeigt werden. Auch kann hier die Reihenfolge der Felder sowie der Indexdialog von anderen Ergebnislisten abweichen.
Tasklisten erhalten nicht automatisch alle Benutzer - Diese muss erst dem Benutzer bzw. der Rolle, in der dieser sich befindet, zugewiesen werden.
Welche Dokumente ein Benutzer tatsächlich sehen kann, ist abhängig von den Berechtigungen, die der Benutzer in DocuWare hat. Ein Benutzer, der beispielsweise keine Rechnungen sehen darf, wird auch in einer Liste keine Rechnungen sehen, auch wenn diese eigentlich angezeigt werden würden.
Über das Menü “Listen” im Web Client, können Benutzer Ihre zugewiesenen Tasklisten einsehen. Ein sogenannter “Badge” hinter dem Namen der Liste zeigt an, wie viele Dokumente sich in dieser Liste aktuell befinden.
Sie benötigen eine eigene “private” Taskliste und wollen beziehungsweise dürfen keine konfigurieren? Kein Problem!
Als DocuWare-Benutzer können Sie sich eigene Tasklisten anlegen, ohne etwas zu konfigurieren.
Über einen Suchdialog geben Sie an, welche Dokumente Sie sehen wollen. Anschließend können Sie dieses Ergebnis als eigene Liste speichern. Hierfür müssen Sie nur noch einen Namen für die Liste eingeben und Sie Ihre erstellte Liste in der Listenübersicht.
Eine von Ihnen erstellte Liste können Sie daran erkennen, dass hinter dem “Badge” zusätzlich ein “Löschen-Icon” vorhanden ist. Diese Liste können auch nur Sie sehen. Die anderen Benutzer haben keinen Zugriff darauf.
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