Mit unserem Modul "Autoindex" haben Sie die Möglichkeit im Hintergrund automatisiert Ihre Indexdaten anhand von Suchbedingungen nachzupflegen. So können Sie nach einem bestimmten Prozess Ihre Daten nachziehen. Zum Beispiel können Sie nach einem Archivieren eines Dokumentes mit den dazugehörigen Daten aus der Datenbank Ihres ERP- Systems nachindexieren, wie Adressnummer und Firmenname.

Dafür stehen Ihnen verschiedene Werkzeuge zur Verfügung. Sie können den Barcode des Dokumentes auslesen und den Inhalt wiederverwenden. Dieses können Sie beispielsweise als Matchcode für Ihre externe Datenquelle verwenden. Bei der Indexierung können Werte aus der externen Datenquelle oder vom Barcode verwenden. Diese können Sie dann kombinieren, teilen, trennen und/ oder ersetzen.

Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit nach dem Indexieren ein Stempel auf Dokument zu setzen oder das Dokument in ein Verzeichnis zu exportieren. Den Dateinamen können Sie dabei beliebig zusammensetzen und die bisherigen Quelle (Barcode & externe Datenquelle) verwenden.

Zusätzlich können Sie das Dokument auch per E-Mail versenden. So haben Sie beispielsweise die Möglichkeit Ihre Auftragsbestätigungen automatisiert an Ihre Kunden zu versenden. Dabei können Sie den Empfänger sowie CC und BCC auch von einer externen Datenquelle ermitteln. Der E-Mail-Betreff sowie der E-Mail-Inhalt können Sie frei definieren. Hierfür stehen Ihnen auch die Werte aus der externen Datenquelle und die DocuWare Indexfelder zur Verfügung.
Wenn Sie weitere Anlagen hinzufügen möchten, können Sie auch dies mit unserem Modul. Anhand einer Suchbedingung aus einem beliebigen Archiv können Sie auch weitere Dokumente als Anlage hinzufügen.