Sie haben Outlook im Einsatz und wollen Ihre Mails archivieren?
Auch hier unterstützt Sie DocuWare. Mit dem “DocuWare Outlook Addin*” bietet Ihnen DocuWare die Möglichkeit, Ihre E-Mails direkt aus Outlook zu archivieren - Dabei muss die Anwendung nicht verlassen werden!

Wie auch in anderen Modulen von DocuWare, haben Sie hier die Möglichkeit verschiedene Konfigurationen zu erstellen. Dabei können Sie das Ablage-Ziel bestimmen (Briefkorb oder Archiv) und bereits einige Indexfelder mit Metadaten, beispielweise aus der E-Mail oder Archiv, vorbelegen.
Außerdem können Sie festlegen, ob die Anlagen vor oder nach der E-Mail geklammert werden sollen. Darüber hinaus können Sie einstellen, ob ein Ablagedialog geöffnet werden soll oder die E-Mail direkt in DocuWare importiert werden soll**.
Über die Berechtigungen können Sie einstellen, welcher Benutzer welche Konfigurationen nutzen darf. 

Neben dem manuellen Archivieren einer E-Mail können Sie auch mit dem Outlook Addin einen Ordner von DocuWare überwachen lassen***. So brauchen Sie nur die E-Mails in einem Ordner zu verschieben und DocuWare archiviert für Sie die E-Mails automatisch.

In der Konfiguration müssen Sie angeben, welchen Ordner DocuWare für Sie überwachen soll. Dabei können Sie nicht nur die E-Mails des aktuellen Ordners überwachen, sondern auch die Unterordner. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, die Indexdaten anhand von verschiedenen Quellen zu setzen (z. B. E-Mail-Metadaten).
Falls beim Archivieren der E-Mail nicht alle Pflichtfelder gefüllt sind oder Felder falsche Werte enthalten (z.B. Indexfelder deren Werte nur aus einer Auswahlliste stammen dürfen), öffnet sich ebenfalls der Ablagedialog.
Nun kann der Benutzer die fehlenden Werte hinzufügen oder korrigieren und die E-Mail anschließend ablegen.

Neben den Konfigurationen für das Ablegen von E-Mails können Sie eine “Schnellsuche” konfigurieren.

Über eine konfigurierbare Suche können Sie mithilfe von den Metadaten aus der E-Mail, beispielsweise die E-Mail-Adresse des Senders, Ihre dazugehörigen Dokumente direkt im Outlook Client anzeigen lassen.