In enger Zusammen­arbeit mit Ricoh Schweiz AG haben wir den "Abacus Connector" entwickelt. Dieser innovative Connector ermöglicht eine naht­lose Verbin­dung zwischen dem ERP-System "Abacus" und dem DMS/ECM-System "DocuWare".
Mit ihm können Sie weiterhin wie gewohnt Ihre Dokumente in Abacus hinterlegen. Diese werden automatisch nach DocuWare exportiert. Zudem können Sie auch Dokumente aus DocuWare mit Abacus Datensätzen verknüpfen. In beiden Fällen können Sie Ihre Dokumente weiterhin im Abacus-Viewer anzeigen lassen.

Der Connector ist mandanten­fähig, sodass jeder Abacus-Mandant an das System ange­bunden werden kann. Dabei spielt es keine Rolle, wo sich Ihr DocuWare und Abacus-System befinden. Mit dem Connector werden sowohl "Cloud" als auch On-Premise Systeme unterstützt.

Ein weiteres Highlight unserer Inte­gration ist die Mög­lichkeit, die zu synchroni­sierenden Speicher­orte in DocuWare zu bestimmen. Auf diese Weise können die Daten zwischen den Systemen effizient verwalten und sicher­stellen, dass nur relevante Dokumente synchro­nisiert werden.

Dabei unterstützen wir auch die Archivierung von Dokumenten in DocuWare mit passenden Meta­daten aus Abacus, dank der Unterstützung von "Matrix-Reports". Welche DocuWare-Felder mit Informationen aus Abacus befüllt werden sollen, um eine konsistente und strukturierte Dokumentenverwaltung zu gewährleisten, ist Kundenspezifisch konfigurierbar.

Die Übertragung von Metadaten aus Abacus nach DocuWare ist ebenfalls Teil unserer Lösung. Damit können Sie Ihre Abacus-Daten auch in DocuWare als Auswahlliste, zur Nach­indexierung und Prüfungen, um eine umfassende und genaue Daten­­integration zwischen den beiden Systemen sicher­zustellen.

Archivieren Sie Eingang­­srechnungen oder Eingangs­­gutschriften in DocuWare und geben Sie diese in einem Work­­flow frei und übertragen Sie diese an MOVE.

Die "MOVE Schnitt­­stelle" ermöglicht die problem­­lose Über­­mittlung eines Dokuments an MOVE, entweder durch einen DocuWare "Webhook" oder im Work­­flow über einen "Web-Service" Aufruf. Dieser Prozess löst die Schnitt­­stellen­­funktion­­alität aus und erlaubt die Über­­nahme von Rechnungs- oder Gut­­schrifts­­zeilen aus einem Tabellen­­feld.

Ein weiteres Schlüsselelement unserer "MOVE Schnittstelle" ist die zusätzliche Vali­­dierungs­­funktion. Mit Hilfe von RegEx-Patterns (Reguläre Ausdrücke) können die Eingaben eines Feldes vor der Übertragung an MOVE überprüft werden. Dies gewährleistet die Übermittlung korrekter und vollständiger Daten. So können Sie beispielsweise sicher­­stellen, dass eine Nummer immer mit einem bestimmten Präfix beginnt.

Nach einer erfolg­­reichen Über­­tragung an MOVE und einer positiven Rückmeldung kann ein Stempel in DocuWare gesetzt werden. Die "MOVE Schnittstelle" ermöglicht dabei auch die Verwendung von Stempel­­feldern, bei­­spiels­­weise um von MOVE die "Interne Nummer" in einem Feld zurück­­zuschreiben.

Im Falle eines Fehlers bietet die "MOVE Schnitt­­stelle" die Möglichkeit, einen anderen Stempel zu setzen. Auch hier können Stempel­­felder genutzt werden, um zum Beispiel die Fehler­­meldung in einem DocuWare-Feld zu doku­­mentieren.

Nach einer erfolgreichen Über­­tragung der Rechnung oder Gutschrift kann diese dann direkt in MOVE weiterverarbeitet werden. Und sollte es während eines Workflows zu einem Fehler kommen, kann das betroffene Dokument einem Benutzer zuge­­wiesen werden.

Mit der "MOVE Schnitt­­stelle" bieten wir eine sichere und effiziente Lösung für Ihre Doku­­menten­­verwaltung und -verarbeitung.

Beispiele für DocuWare-Stempel: